終於講到原先這系列想要講的主題了:時間管理。這是我現在的主要努力目標,目前為止感覺時間管理比金錢管理要困難。金錢上,如果認為不夠用,開源的方法有很多,但是時間卻是每個人都齊頭式的一天只有二十四小時,再多也沒有了,是很明確很有限的資源。

我研究時間管理的動機不是因為太過忙碌,事實上我的生活裡面要做的事情不是真的那麼多,只是因為研究生的生活很模糊,沒有定義上下班,也沒有定義工作項目,所以老是過著混沌的日子。對於這種不明確的日子我實在很厭倦,因此想要開始改變生活型態,讓自己的每一天比較有組織有效率一點,起碼知道時間到底花到哪裡去了。

時間管理方面我的進度還不如金錢管理,很多事情我也還在摸索和試著克服,這裡寫的大概就只是我到目前為止的一點小心得。

和記帳一樣,時間管理方面,最好也由記錄開始。有人只記錄工作相關的事情,對每天早上九點到下午六點的時間進行記錄,有人則是 round-the-clock 24/7 的在記錄。有人用一小時為單位,有人用半小時,有人用十五分鐘。這要看你自己的需求。我目前是屬於 24/7 的記錄者,以半小時為單位。我的工具則是 Google Calendar,只要有電腦有網路,隨時隨地都可以記,也有同步和匯出的功能,可以將資料轉移到另外的軟體上面分析(例如 GCal 和 Mozilla Sunbird 合作的效果就蠻順暢,我試過,有需要的人可以採用這個組合)。

有一些可怕的軟體甚至可以替你「監視」你在電腦上哪個軟體花了多少時間。恩,我是沒有裝,覺得太恐怖了,不過這可能可以一棒打醒花很多時間在 MSN Gmail Facebook 的人吧,不怕死的可以試試。

記錄的時候,可以把每個事件分門別類,這樣子在分析檢討的時候,就知道自己在工作上花掉多少時間,運動,社交,吃喝瑣事方面又各花掉多少時間,一目了然。記錄的技巧也有一點學問。我發現運用「完成了什麼」的描述,效果會比籠統的描述來得具體。例如,與其說「五點到六點之間我寫了論文第二章的一部份」不如說「五點到六點之間我完成了論文第二章的 opening 和所有的圖表下方說明」,後者顯得清楚很多。我自己因為記性很差,因此在大項的工作項目下面都會羅列小項,寫成一張清單,上述的時間管理記錄技巧就很方便我對照原有的工作清單,然後把「opening」和「圖表說明」這兩點很豪邁的刪去,對於哪些已經做完,哪些還待處理,有很具體的概念。

把工作項目列成清單的好處在於不用另外花腦力去記憶要做什麼事,而且如果連時間都計畫好,那麼在每個當下就只要專注於那個當下該做的事情就好了,有助於效率的提昇。做完以後也可以很乾脆的把這項已完成的工作刪去,拋至腦後,不再佔據心思。這是著名時間管理方法 GTD 裡面的 inbox 概念。

這些工作項目要分割到多細,完全看個人,也通常要摸索一段時間才能找到適合自己的方式。結合事前的工作清單和事後的時間管理紀錄之後,慢慢的下次如果有類似的工作,你會比較有心理準備,知道自己在「寫論文第二章」這個大項上面,大概會花多少時間,裡面的各項小項進度也能夠在掌控之中。還有當你回過頭來看自己的作息模式,你可能會發現很多自己也不知道的習慣和限制。例如我就因此發現了自己大概每天能夠不間斷寫個三小時的論文,寫上一週,完成論文的一章。每天花在寫作上的時間要拉長的話,也不是做不到,但就是要多一點力氣。

不知道能不能算是很遺憾的一點連帶發現:人運用時間的能力並不是像我們自己想像得那麼強。開始記錄了以後我才發現自己很多事情都不像以前想像的那樣,一下子就解決了,總體來說花的時間比我預期的要長。雖然會有點挫傷自尊心,不過能夠找出自己真正的作息模式也是好的,才不會有不切實際的計畫,然後老是匆匆忙忙趕不及。至少我是這樣想的。

開始記錄了以後會對時間產生警覺性,也了解到專注力真的是很重要。當你看到一件小事情在日曆上被拉開成很誇張的三個小時,我想正常人心裡面都會覺得「怎麼會這樣」吧,於是會開始想要在半個小時之內就確實完成那件小事情,以便在日曆上能夠記上「光榮的一筆」。要能確實完成,就必須要專心,不能這裡看看部落格,那裡逛逛 Facebook,三不五十又跑去回個 email 或 MSN 哈拉個兩句。現在我的專注力已經比前幾年有很長足的進步,關掉分心的網站,email,MSN 也已經習慣成自然,不會感到委屈,但有時會因為那一陣子壓力很大事情很多而無法冷靜,或者是因為很睏而無法集中注意力,甚至突如其來的情緒困擾,導致做事效率低落。壓力可以利用更良好的事前計畫來抒解,愛睏則是要從睡眠作息著手,兩者都是我還在努力改進的部份。而情緒我到現在還是沒輒,除了找人抱怨宣洩,等待它自然的過去,或轉移自己的注意力之外,沒找到什麼好方法。

另外我有一個壞習慣,是最近才發現的。晚上很累的時候,我會一直癱在電腦前面,看著無意義的部落格或 bbs,一直不起身去洗碗洗澡(因為覺得很累)然後睡覺。結果就是弄到很晚才睡,沒有補充到體力。其實明明最好的辦法就是果斷的關掉電腦,趕快把該做的事情做一做,趕快滾上床睡覺,可是就是因為不必要的拖延而導致反效果。現在我都會對這個現象特別注意,只要發現這樣的症狀又出現,就盡量讓自己不要太耽溺於浪費時間又沒有休息效果的事情,早點睡覺是正經。

也許開始記錄以後你也會發現一些你自己從來不知道的壞習慣,然後慢慢去改進。

另外,幾年前我讀到一篇文章,論述加班如何讓人效率低落。從那以後我就開始練習工作歸工作,下班歸下班,兩者分割清楚,盡量不把工作帶回家。我知道這在實務上是很有困難的,但是就盡量去做,也可以提昇專注力,才不會工作的時候晃來晃去,最後時間過去了工作卻沒有做完,只好帶回家。工作的時候專心工作,玩的時候專心玩,這是我理想的生活。

還有每天規律的作息也有助於效率。吃飯時間,洗澡時間,睡覺時間和起床時間的固定,都有助於身體的規律,適應什麼時候該做什麼事。這一點對現在的我倒不是那麼重要,不過也許有一天會需要重新安排每天的事件先後順序。

和時間管理相關的另外兩個技巧還有「知道如何拒絕別人」和「知道設停損點」,其實都是控制時間的方法。生活中常常有一來就賴著不走的「長屁股」訪客,或者是超級沒效率的會議。如果你沒有得罪人的憂慮的話,你必須要知道如何結束太長的對話,把訪客送走,讓你自己可以回來做你自己該做的事。會議的話,事前的計畫是非常重要的。最理想的計畫是先丟出每個人該準備的東西和待討論事項,在會議時就可以馬上進入狀況做好決策。不過如果這無法達成的話(待討論事項還可以,每人該準備的東西就很難,因為每個人都還有自己的工作要做,最後就是要開會的時候才惡補一下,甚至是完全沒準備的踏進會議室),那你就必須要知道停損點在哪裡。有時候有人沒準備還是可以討論下去,可是有時候就實在是沒辦法,必須要結束這次會議,再約另外一個時間開會。這兩者之間的分別隨著狀況不同而有很大的差異,只能說要靠經驗來判斷和應對。

同樣的道理,在自己一人身上,如果時間充裕不算十萬火急,那麼在效率非常低落的時候,就臨時改變一下計畫也無妨。例如事前已經想好今天下午三個小時都要拿來寫論文,可是寫了一個小時(或更短,半個小時)之後你發現你今天應該是沒辦法完成原先的三小時計畫,那麼提前結束,去看看電影散散步吃吃東西也許反而是更好的替代方案,這樣可以避免枯坐三個小時但是又沒有完成工作,也沒玩到。

我有過一個老是趕最後十分鐘的老闆,他覺得他自己在燃眉之急的時候效率最高,而且這樣一來,每一樣事情他都只要花一個晚上就解決了(截止期限前的那個晚上)。我自己是沒辦法這樣子,要按部就班才可以,不過其實他講得也是有道理。如果你是心臟夠強的人,也許可以考慮這個不按牌理出牌的妙招。

其實生活中還有很多大大小小的事情可以做改變,例如無目的的看電視一直轉台是很浪費時間的一件事,所以我已經不接有線電視很久了,目前我的電視只用來看 DVD,有明確的結束時間,不是無止盡的一直看下去。我蠻喜歡這樣的模式,覺得是控制時間和維持視聽品質的一個好方法。

現在市面上有非常多時間管理的書籍,演講,和各種小撇步。我覺得其實沒有捷徑妙方,要慢慢的嘗試才能找出自己的一套,因為每個人的個性都不一樣,問題也不一樣。不過若大家需要的話,可以參考下列的這些資源,我或定時或不定時會去翻閱(google 就可以了):

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批踢踢時間管理版(t-management 通常重點在早起,還有每日早起團簽到處,我看有些網友都三四點就起床了,真是佩服。但我對自己的終極期許是不用這麼早啦,六點七點就很棒了。)

Getting Things Done (GTD)(這好像是一套完整的教材還是什麼,google "GTD" 就可以了。)

晨間日記(google「晨間日記的奇蹟」,我試過一陣子但是對我沒什麼效用,很多網友說受惠良多就是了,可能我沒抓到精髓。)

twhsi 的部落格(google "twhsi"。)

妖窟(一位很有趣的網友,文章內容比較貼近素人懶人平常人的程度。)

Randy Pausch 的時間管理技巧(去年過世的 Pausch 教授,他的時間管理技巧很多我覺得很棒很實用。google「Randy Pausch 時間管理」。)

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以上是我的一些時間管理心得。目前努力方向有二,一是睡眠品質的提昇,已經記錄了一兩個月,但還在摸索改進方法之中。二則是情緒管理,我想這個可能也沒有捷徑,隨著鳥事越遇越多,我就會逐漸被訓練成不過度被它們困擾,負面情緒佔據的時間會越來越短,所以還是不要貪急,繼續修煉吧。
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  • 薩
  • "晚上很累的時候,我會一直癱在電腦前面,看著無意義的部落格或 bbs"

    我也是耶...(淚)
    而且我的自制力比你差太多了
    感覺象是任性, 好像一整天下來總可以做點放鬆的事吧
    但後來也都沒放鬆的感覺
  • 我的自制力也沒有很好啊(笑),只是對這個現象有警覺而已。目前還在和「正常睡眠」「放鬆的睡眠」這兩個目標戰鬥中。

    yufenghsu 於 2009/03/02 05:41 回覆

  • 老翁
  • GTD 是我的最愛 我還出了幾篇PAPER呢

    可是這個GTD 是generalized triangular decomposition...是很沒名的東西@@
    http://www.icassp09.com/Papers/ViewPapers.asp?PaperNum=1706

    學姊你文章都好長 我要學習你 開始更新我的BLOG了 :)
  • 哈,你來亂的嗎?我文章很長啊?這就是為什麼那麼久寫不出新文章啊.... 最近實在太忙了。回台北應該很爽喔?

    yufenghsu 於 2009/04/22 02:45 回覆